CGP行业视角
实现高效远程办公的10个策略

在大多数员工远程办公的情况下,如果此时还没有一套适用的远程办公政策,恐怕为时已晚。对于员工和企业来说,以下这些方法可以使远程工作更高效、员工参与度更强。

“大多数企业的政策侧重于响应必要的运营需求,以确保业务连续性。这些策略很少能解决员工专注于工作的能力问题,” Gartner研究副总裁Brian Kropp说。
企业人力资源部门应协助管理层开展十项具体举措,确保员工获得必要的支持,更好地应对危机中的情绪过山车,并保持生产力和敬业精神。

01. 警惕员工负面情绪

通过对话和观察来了解员工面对的挑战和顾虑。抓住每一个机会,向员工明确表示对他们的支持和关心。为了提高管理者和员工之间的沟通效果,请向管理人员提供沟通指南,在讨论新冠引起的敏感话题方面给予建议,这些话题包括远程工作模式,工作安全和发展前景,通常会影响人员配备以及工作氛围。

02. 武装你的员工

为员工提供基本的办公设备,不仅仅是手机和笔记本电脑。例如,如果你希望员工参加线上视频会议,那么你是否为他们配备了摄像头?
即使没有大量办公设备和协作工具,你也可以使员工有效的进行远程工作。但是,请不要对此设置过高的期待,不要提前预设员工可以高效顺利的进行远程沟通。

你需要认识到远程沟通方式是有所不同的,而且不甚完美,但沟通仍应该秉持专业度和尊重。请注意,远程沟通对某些人而言可能不够舒适和有效,公司需要指导员工何时以及如何升级无效的远程沟通。例如,用六封电子邮件无法解决的问题,则可能需要将对话升级为在线视频会议。

03. 保持对话

管理者和员工之间的双向对话可确保沟通效果,并提高员工参与度。Gartner研究表明,对于变革的成功,员工对组织决策及其在变革中的影响的理解远比员工“喜欢”变革更为重要。

管理者与员工之间的沟通为员工提供了他们所需的信息和视角,使他们能够表达和处理负面情绪,并能更好地管理自己。管理者应该为双向对话创造机会,全面了解当前新冠爆发的正面和负面影响。

04. 信任你的员工

Kropp说:“作为管理者,你现在最该做的事情是暂时放下疑虑,对员工展示最大的信任和信心,雇主只要提供支持与信任的工作环境,员工将会做正确的事情。“

由于无法像过去一样见到和监督员工工作,管理者可能会担心甚至沮丧。但是请不要通过管理举措来向员工施压,那只会使已经紧张的员工疲劳、减少他们的归属感。不要过于专注潜在的业务问题,一旦危机加剧,您将有足够的时间依靠已建立的绩效管理系统。

05. 强化组织价值观

“即使在这场危机之前,雇主也越来越多地将员工视为企业股东。这次危机,是可以向员工展示企业打算长期培养他们的机会,” Kropp说。

在过去几年中,许多公司已经建立了一套价值观,体现了对员工的关心,以及为员工创造美好的生活和工作经验的重要性。请确保再次与员工一起强化这些价值观。

持续将员工正确的行为立为典范,并鼓励员工举报不道德的行为。在不确定的时期,员工的不当行为会增加33%。将公司的举报渠道提醒给员工,并强调违规行为的惩罚措施。这将促进员工的工作幸福感,产生巨大的心理安全感。

06. 确认清晰的工作目标

疫情期间,对于岗位角色的定义可能会开始出现落差,从而使员工不确定要在哪些方面集中发力。这个时候应该专注于员工应该完成的工作。在流程上强调目标,以使员工更加清晰,并提高参与度。

Kropp说:“员工参与度的关键评价因素是他们的工作对公司目标实现所做出的贡献。清晰自己工作的重要性,并自信自己的工作成果能影响整个企业的成功,这样的员工往往不会对自己的工作安全产生焦虑。“

07. 专注产出而不是过程

居家办公时,许多人不免在忙于工作的同时,需要处理家庭琐事,企业应该让员工能够以最简单,最高效的方式完成工作。

你上午9点的团队会议可能会取消,你也许需要放弃冗长的批准流程。在双方协同好的时间安排合作,并尽可能使用在线工具。提供灵活性使团队成员能够以自己的方式完成任务。

“作为管理者,您必须停止关注工作流程,更多地关注正在完成的事情。只需与你的团队讨论你希望他们完成的任务,” Kropp说。

08. 增加认可度

Kropp说:“在不确定时期,比以往多了三成的员工更渴望自己的成就得到认可。”

有效的认可不仅可以激励相关员工,而且可以鼓励其他员工进行效仿。认可不一定是物质性的,可以考虑公众认可效应,提供发展机会和低成本福利。面对企业的增长节奏放缓,管理者可以利用此机会向通常没有相应能力的员工提供发展机会。

09. 搜集数据,找出值得认可的部分

在传统办公环境,管理者可以确定员工的工作和贡献,但现在要求他们看不到员工工作状态的环境下了解员工的工作。远程办公的员工和管理者的潜在交互受到限制,同事们见面、分享故事的群体交互越来越少。

远程办公不同于传统办公,请尝试使用直接报告来提高监督方法和员工关系。使用简单的调查,来询问特定问题或跟踪工作成果来收集数据,并找到值得认可的方面。通过与员工进行视频会议,询问他们所克服的障碍,和需要帮助方面。你可以因此确定你对员工认可的部分,感谢和分享团队和成员的成就。

10. 鼓励创新

可以肯定的是,由于企业在高度不确定性的情况下运营,管理者和员工可能会变得更加规避风险。Kropp说:“在高风险时期,员工会自然而然地害怕尝试新事物。”

但是在这种时期,创新和冒险精神对于员工敬业度和企业成功变得更加重要。对创新和冒险精神的约束对高潜力的员工的敬业度大打折扣,他们往往对这些类型的机会有更强烈的需求。即使企业在新投资方面需要再三考量,管理者也应该释放积极态度,可以强调对创新或流程改进的需求,并表示可以为员工提供发展的机会。

提供分享成功和潜在失败的机会。社会疏离的界限意味着,当员工冒险并成功提高生产力时,只有少数人可以建立这种成功。企业应该向员工强调继续进行当前工作的潜在价值,并确保所有风险都是值得的。





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